“WHISTLEBLOWING”: SISTEMI DI SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI AI SENSI DEL D. LGS. 24/2023

GENTA LODOVICO S.r.l. ha adottato un sistema interno di segnalazione di condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/01, di violazioni del Modello 231 (ivi compreso il Codice Etico), nonché di altre disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, di cui i segnalanti siano venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo.

Cosa è possibile segnalare:

Le segnalazioni possono riguardare le seguenti fattispecie (elenco a titolo esemplificativo e non esaustivo): violazioni dei reati previsti dal D. Lgs. 231/01, violazioni del Modello 231, illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi a settori specifici quali appalti pubblici, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, tutela della privacy, violazioni in materia di concorrenza (si rinvia alla Procedura Whistleblowing pubblicata sul sito internet della Società).

Il D. Lgs. 24/2023 non prevede possibilità di segnalare, con le tutele previste dai canali whistleblowing, le contestazioni legate a interessi di carattere personale inerenti al rapporto di lavoro del segnalante. Eventuali segnalazioni su temi riguardanti il rapporto di lavoro saranno gestite ai sensi della normativa interna in materia.

Chi può segnalare:

Possono inviare segnalazioni “whistleblowing” i dipendenti, i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione, che svolgono la propria attività lavorativa in favore della Società, i liberi professionisti e i consulenti che svolgono  la propria attività lavorativa in favore della Società, i lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi, i volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività lavorativa presso la Società, gli azionisti (persone fisiche) e le persone con funzioni di amministrazione, direzione e controllo, vigilanza o rappresentanza in favore della Società, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Canali di segnalazione interni:

• segnalazione scritta: le segnalazioni dovranno essere presentate all’Organismo di Vigilanza (cui è stato affidato il ruolo di Gestore Whistleblowing) attraverso l’utilizzo della posta raccomandata (A/R) al seguente indirizzo:

AVVOCATO TIZIANA CALIGIURI

VIA XX SETTEMBRE N.51, TORINO (TO) – C.A.P. 10121

Istruzioni operative per effettuare la segnalazione: utilizzare due buste chiuse ed inserire nella prima, i dati identificativi del segnalante (unitamente ad un documento d’identità) e l’indicazione del recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti; nella seconda, l’oggetto della segnalazione. Entrambe le buste devono, poi, essere inserite in una terza busta che riporti, all’esterno, la seguente dicitura: “Riservata al Gestore Whistleblowing”;

• incontro diretto e riservato con il Gestore del canale di segnalazione interna, richiedendo canale di segnalazione orale mediante incontro diretto e riservato con il Gestore del canale di segnalazione interna, l’incontro può essere richiesto inviando una e-mail all’indirizzo genta@gmail.com, specificando nella richiesta il canale mediante il quale vorrà essere ricontattato al fine di fissare l’incontro diretto (numero di telefono, indirizzo di posta elettronica). L’incontro avviene entro il termine di 15 giorni dalla richiesta, in un luogo adatto a garantire la riservatezza del Segnalante. Il Gestore procede a stilare un verbale che viene sottoscritto da entrambi al termine dell’incontro o, in alternativa, a stilarlo successivamente e ad inviarlo, entro sette giorni dall’incontro, al Segnalante tramite e-mail all’indirizzo non aziendale da quest’ultimo comunicato in modo da poterne verificare, rettificare e confermare il contenuto.

Per quanto attiene al contenuto minimo della segnalazione si rinvia alla Procedura Whistleblowing pubblicata sul sito internet della Società.

Trattamento dei dati

Il trattamento dei dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dall’OdV (Gestore Whistleblowing) in qualità di responsabile esterno del trattamento dei dati personali ex art. 28 del Reg. UE n. 679/16.

L’informativa sul trattamento dei dati personali in ambito whistleblowing è fornita da GENTA LODOVICO S.r.l. (in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali) mediante pubblicazione sul sito web.

La conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni avviene nel rispetto dei dettami di cui alla vigente normativa. In particolare, l’art. 14 del D. Lgs. n. 24/2023 dispone che le segnalazioni e la relativa documentazione vengano conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Maggiori informazioni sono contenute nella Procedura Whistleblowing pubblicata sul sito internet della Società.

Informativa sulla protezione dei dati personali in materia di whistleblowing

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679)

Premessa

La presente informativa viene resa dalla Società GENTA LODOVICO S.r.l. con riferimento ai trattamenti dei dati personali dei soggetti interessati (intendendosi per tali il segnalante, il segnalato e ogni altra altra persona fisica coinvolta nel processo di segnalazione) nell’ambito della gestione delle segnalazioni di presunte condotte illecite di cui si sia venuti a conoscenza in ragione e nell’ambito del proprio rapporto di lavoro, servizio, fornitura, consulenza, con la Società, pervenute attraverso i canali individuati dalla Società medesima e meglio precisati all’interno della ‘Procedura whistleblowing’ dalla stessa adottata e visionabile al seguente link https://www.gentadepositi.it/

Si precisa che, qualora la segnalazione provenga da un soggetto attualmente legato alla Società da un rapporto di lavoro ovvero di fornitura o altro rapporto contrattuale, la presente informativa deve intendersi ad integrazione e non in sostituzione di quella già resa nell’ambito della gestione del rapporto in essere.

1. Titolare del trattamento dei dati

Titolare del trattamento è GENTA LODOVICO S.r.l. con sede in Santa Vittoria d’Alba (CN), Via Statale n.210, CAP 12069 (P.IVA: 01875380048; tel.0172/479004; e-mail: direzione@gentadepositi.it; PEC: gentadepositi@pec.net), in persona del proprio legale rappresentante, Presidente del C.d.A., Lodovico Genta.

2. Tipologia di dati oggetto del trattamento

Verranno trattati esclusivamente i dati strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità elencate ed in particolare, i dati personali raccolti nell’ambito della ricezione e della gestione delle segnalazioni pervenute attraverso i canali previsti dalla “Procedura whistleblowing” adottata dalla Società e, pertanto, contenuti all’interno della segnalazione e/o acquisiti nel corso delle successive attività di gestione della segnalazione.

Tali dati possono quindi appartenere alle seguenti categorie:

• dati personali comuni del segnalante, quali ad esempio: nome, cognome, rapporti con la Società, come inquadramento, ruolo/qualifica professionale ricoperta, contatto telefonico e/o indirizzo e-mail; si tratta pertanto di dati volontariamente forniti dal soggetto segnalante; dati personali comuni del soggetto a cui fa riferimento la segnalazione, quali ad esempio: nome, cognome, nonché ruolo/qualifica professionale che consentono di identificare il soggetto/i a cui viene attribuita la commissione dei fatti contenuti nella segnalazione; dati personali comuni di ulteriori soggetti citati nella segnalazione e che possono riferire in merito ai fatti oggetto della segnalazione e/o delle persone coinvolte, quali ad esempio: nome, cognome, ruolo/qualifica degli stessi; informazioni relative ad eventuali documenti trasmessi dal segnalante a sostegno dei fatti riportati; ogni altra informazione contenuta nella segnalazione o fornita dal segnalante nella descrizione delle condotte oggetto della segnalazione;
• dati personali particolari ai sensi dell’art.9, par. 1 del UE n.2016/679 (GDPR) (“l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”) che siano stati eventualmente forniti dal segnalante;
• dati relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza contenuti e/o che emergono nell’ambito della segnalazione ex art.10 del UE n.2016/679 (GDPR).

I dati personali che risulteranno manifestamente non utili alla gestione della segnalazione non vengono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono prontamente cancellati.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

Finalità del trattamento:

Il trattamento dei dati personali forniti dai soggetti interessati (compresi eventuali dati qualificabili come “particolari categorie di dati” ex art.9 GDPR) è esclusivamente funzionale e necessario al perseguimento di finalità correlate alla ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti e, in particolare, all’accertamento dei fatti segnalati e all’adozione di eventuali provvedimenti, ai sensi di quanto previsto dal D. Lgs. 10 marzo 2023, n.24, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Il trattamento è effettuato:

–          ai fini del rispetto ed adempimento agli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia, con particolare riferimento al D. Lgs. n.24/2023; e, pertanto, per consentire alla funzione competente individuata dalla Società, di espletare le proprie funzioni in conformità alla ‘Procedura whistleblowing’ e di effettuare le necessarie attività istruttorie e strumentali alla verifica della fondatezza del fatto oggetto della segnalazione, nonché, se del caso, l’adozione delle conseguenti misure correttive, ovvero di intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

I dati di contatto eventualmente forniti dalla persona segnalante saranno utilizzati nel caso in cui dovesse rendersi necessario un contatto diretto con la stessa ovvero per aggiornamenti rispetto allo stato della segnalazione.

Base giuridica del trattamento:

La base giuridica per il trattamento dei dati di cui sopra è da individuare:

• per i dati personali comuni il trattamento per la finalità di cui sopra è legittimo in quanto necessario per adempiere ad obblighi stabiliti dalla legge, dai regolamenti e dalla normativa europea cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art.6, par. 1, lett. c) del UE n.2016/679 (GDPR), con particolare riferimento al D. Lgs. n. 24/2023;
• per i dati personali appartenenti alle categorie di dati particolari, tale trattamento è legittimo ai sensi dell’art.9, par.2, lett. b) del UE n.2016/679 (GDPR). In ogni caso, il segnalante è invitato a non conferire dati personali appartenenti alle categorie di dati cd. particolari ex art.9, par.1 del Reg. UE n.2016/679 (GDPR) ove ciò non risulti strettamente necessario ai fini della segnalazione;
• i dati personali conferiti potrebbero essere trattati anche per assolvere eventuali obblighi stabiliti da disposizioni impartite dalle autorità giurisdizionali nell’esercizio delle loro funzioni sulla base dell’art.6, par.1, lett. c) del UE n.2016/679 (GDPR) e, con riguardo ai dati personali appartenenti alle categorie particolari, dell’art.9, par. 2, lett. g) del Reg. UE n.2016/679 (GDPR); nonché per soddisfare eventuali esigenze di carattere difensivo sulla base degli artt.6, par. 1, lett. f) e 9, par. 2, lett. f) del Reg. UE n.2016/679 (GDPR).

Si precisa che, il conferimento dei dati personali per le finalità indicate è facoltativo per il segnalante, essendo prevista la possibilità di effettuare la segnalazione anche in forma anonima; tuttavia, in caso di mancato conferimento, potrebbe non risultare concretamente possibile prendere in carico e gestire la Segnalazione sulla base di quanto previsto dalla Procedura vigente.

4. Soggetti destinatari dei dati personali oggetto del trattamento

I dati personali contenuti nelle segnalazioni pervenute al Titolare non saranno comunicati a terzi né diffusi, se non nei limiti di quanto previsto dal diritto nazionale e dell’Unione europea e in conformità alla Procedura whistleblowing adottata dal Titolare.

In particolare, i dati personali forniti sono resi accessibili solo ai soggetti specificatamente individuati dalla Società quali funzioni competenti a ricevere la segnalazione e a svolgere le successive attività istruttorie e di gestione delle stesse che risulteranno necessarie (si tratta dell’l’Organismo di Vigilanza della Società, appositamente nominato Responsabile esterno del Trattamento ai sensi dell’art.28 del GDPR).

I dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti che agiscono in qualità di Titolari autonomi del trattamento, quali ad esempio autorità pubbliche, autorità giudiziarie e soggetti pubblici legittimati a richiederli.

In ogni caso, si precisa che l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente tale identità, potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere e dare seguito alle segnalazioni solo previo consenso espresso della persona segnalante in ottemperanza a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023.

5. Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza. I canali prescelti dalla Società per l’invio delle segnalazioni, garantiscono il rispetto dei massimi standard di sicurezza e protezione dei dati personali. In ogni caso, il Titolare attua tutte le misure necessarie ad assicurare che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui sono gestiti, mediante l’impiego di misure di sicurezza, organizzative, tecniche e fisiche, idonee a garantire la sicurezza e riservatezza e ad evitare il rischio di accesso non autorizzato, diffusione, alterazione, distruzione, perdita, furto o qualsivoglia utilizzo illegittimo degli stessi.

6. Periodo di conservazione dei dati personali

Nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art.5 par. 1, lett. c) ed e) del Reg. UE 2016/679, i dati personali di cui sopra saranno conservati per il tempo strettamente necessario ad adempiere agli obblighi derivanti dal quadro regolamentare e normativo pro-tempore vigente e nel rispetto degli specifici obblighi di legge sulla conservazione dei dati. In particolare: i dati personali contenuti nella segnalazione e nella relativa documentazione a corredo della stessa, sono conservati per il tempo strettamente necessario al trattamento della specifica segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, trascorsi i quali saranno cancellati.

Il Titolare si riserva, in ogni caso, la facoltà di conservare i predetti dati personali per tutto il tempo necessario per l’adempimento di obblighi normativi e/o soddisfare eventuali esigenze difensive. Nel caso in cui sia instaurato un procedimento disciplinare e/o giudiziario, i termini sopra indicati potranno essere prolungati fino alla conclusione del giudizio medesimo e ai conseguenti termini di prescrizione dei diritti. Trascorsi i tempi sopra indicati, le segnalazioni e l’eventuale documentazione a corredo delle stesse saranno cancellate.

7. Trasferimento extra UE dei dati personali

I dati non saranno trasferiti in Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea.

8. Diritti dell’interessato

Si precisa che, al fine di proteggere la riservatezza dell’identità del soggetto segnalante, Le potrà essere preclusa la possibilità di esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del Reg. UE n.2016/679 (GDPR), (ad esempio: il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione al trattamento), in quanto esercitabili nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies, co.1, lett. f) del D. Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) e dell’art.23, par. 1, lett. i) del Reg. UE n.2016/679 (GDPR).

Il Titolare del Trattamento

GENTA LODOVICO S.r.l.

in persona del Legale Rappresentante